問い合わせ返信を、料金表と商品資料から。ChatGPT Libraryの使いどころ。

まずは、よくある質問を一つ選ぶ

最初に用意するのは、最新版の料金表、商品説明、配送・返品の案内です。社外への案内に使える資料だけを選び、対象商品を一つに絞ります。社内のメモや過去の個別見積もりまで混ぜると、通常の条件と例外が区別しにくくなります。

接続したDropboxなどの資料は、Libraryで探し、「Add from Library」や@メンションから会話へ追加できます。接続には、対象ファイルを閲覧できるアカウントと必要な権限が要ります。まず資料を一つ開けることを確かめてから、返信に使う二、三点を選ぶと進めやすくなります。[1][2]

答える内容と、確認したい内容を分ける

依頼文には、使う資料と返信の条件を一緒に書きます。たとえば「添付の料金表と商品説明を使い、次の問い合わせへの返信を300字以内で作成してください。資料にない納期や値引きは補わず、担当者への確認事項を別に列挙してください。回答の根拠となる資料名と箇所も示してください」と頼みます。

初回は、すでに対応が済んだ質問で試すと比べやすくなります。実際に送った返信と照らし合わせ、送料の条件が抜けていないか、別商品の説明が入っていないかを見ます。問い合わせ文に氏名や電話番号が不要なら、省いた内容で試せます。

直した一文を、次の返信に生かす

下書きができたら、金額、対象商品、送料の条件を原資料と見比べます。在庫や個別の納期は、料金表だけでは確定しないことがあります。資料に書かれた情報と、社内で確認してから伝える情報を分けておくと、担当者が最後に見る場所がはっきりします。

修正した表現は、次回の依頼に短く追加します。「送料は地域ごとの条件を添える」「回答できない項目は確認中とする」など、よくある手直しを残していく方法です。同じ種類の問い合わせを数件試し、探す時間、書く時間、直す時間を合わせて比べます。下書きを実際に送れる返信へ整えるまで、手間が減ったかを確かめられます。